O mapeamento de processos é um conceito de administração e logística que se aplica a muitas empresas, inclusive às que trabalham no ramo de transportes. E ele pode ajudar em muito na organização empresarial e na melhoria das suas atividades.
Esse conceito se refere ao reconhecimento dos passos pelos quais passam cada um dos processos que a sua empresa possui. Com isso, é possível traçar quais são os tradicionais e, ainda, quais são específicos de algumas situações.
Isso, então, abre espaço para a visualização de erros e de brechas de oportunidades. Ou seja, permite que a empresa reconheça as falhas e como contorná-las, bem como opções disponíveis que podem lhe fazer lucrar ainda mais.
Para saber como implementar o mapeamento de processos ao transporte de mercadorias e produtos, continue lendo.
O que é mapeamento de processos?
O mapeamento se refere ao reconhecimento de todos os passos pelos quais os seus processos passam desde o início até sua finalização. Por isso, ele tem um início, meio e fim e é natural que vários recursos e serviços se apliquem ao longo desse caminho.
Todos eles somam para alcançar o resultado que deve ocorrer com base em um prazo e orçamento específico. Por isso, qualquer falha em qualquer um dos passos pode levar ao atraso do processo ou a um resultado diferente do desejado.
Além disso, alguns passos podem ser otimizados para melhorar as expectativas do resultado, do orçamento e do prazo. Seja como for, é somente com a reunião de dados de todos esses passos e sua organização em um fluxograma que se pode visualizar a brecha para melhora e diminuir o risco de erro.
E isso condiz exatamente ao mapeamento. Ele busca tornar esses procedimentos em uma sequência lógica. Qualquer desvio a ela torna-se facilmente reconhecível. Isso permite que se saiba exatamente do que um procedimento precisa para chegar em um resultado.
Isso também fornece dados suficientes para se reconhecer o que é passível de mudança para melhorias nos processos. Afinal, o mapeamento é justamente esse detalhamento e organização do passo a passo de um procedimento.
Quais são as vantagens em aplicar o mapeamento de processos?
São inúmeras as vantagens que um mapeamento oferece às empresas, inclusive às de transporte de produtos e de mercadorias. Confira os principais deles e, depois, veja como aplicá-lo nas transportadoras:
- reconheça falhas e problemas com antecedência, corrigindo o percurso em tempo;
- aumente a produtividade da sua empresa;
- identifique onde cabem melhorias;
- crie checklists com os passos necessários para se alcançar cada ponto no processo;
- agilize os procedimentos;
- crie planos específicos com passos que se repetem;
- otimize as atividades;
- evite o desperdício de recursos;
- elimine as atividades desnecessárias.
Veja que tudo isso é essencial para qualquer empresa, inclusive para as transportadoras. Por isso, o mapeamento de processos pode ajudar — e muito — às corporações a melhorarem as suas atividades e procedimentos.
Como é feito o mapeamento de processos na área de transportes?
No Brasil grande parte do transporte de mercadorias e produtos acontece por via terrestre. Portanto, são milhões de produtos que se deslocam mês a mês de uma ponta a outra do país. Essa atividade, por si só, envolve inúmeras coisas.
Por exemplo, o recolhimento de produtos e seu transporte de um ponto a outro, com a melhor escolha de trajetos e de opções de combustíveis. Além de envolver possíveis problemas próprios da estrada que podem ser mecânicos ou referentes a obras, acidentes e outros.
Nesse sentido, perceba que existe um prazo específico que foi repassado ao cliente e que deve, antes, considerar tudo o que o procedimento de entrega requer. Ele, a princípio, se dá nessa ordem:
- notificação de pedido;
- consideração de quais são as entregas que podem ser feitas nesse mesmo transporte, como alocá-las de forma sequencial e respeitando o prazo de cada uma;
- distribuição da responsabilidade pelas entregas;
- determinação dos melhores trajetos;
- recolhimento do produto;
- transporte e entrega ao destinatário final.
Todas essas questões envolvem colaboradores e recursos diversos. Por exemplo, há recursos necessários ao combustível e aos pedágios, assim como ao pagamento de horas extras aos motoristas com controle de jornada.
Da mesma forma, envolvem o fornecedor do produto que deve estar disponível conforme prazo informado ao cliente. Por fim, ainda envolve os profissionais do transporte e os caminhões utilizados.
Como fazer o mapeamento na prática?
Tudo isso pode ficar bastante confuso quando o mapeamento de processos não se coloca em prática na empresa. Portanto, é ele que ajudará na organização e determinará um fluxograma lógico para as ações necessárias.
Veja, abaixo como fazer esse mapeamento.
Determine uma sequência de execução
Determine a sequência lógica de todos os pedidos cuja entrega é de responsabilidade da sua empresa. Para isso, considere todos os fornecedores/parceiros, as principais regiões de venda, etc.
Incentive a colaboração dos servidores
Convide os colaboradores a participarem da organização do fluxograma com as atividades, de forma que eles tenham espaço para opinar quanto à adição ou subtração de alguma das fases, ou como aplicar melhorias.
Realize o acompanhamento das atualizações
Acompanhe sempre as atualizações de cada processo, instigando os colaboradores a fazerem o mesmo, bem como a alimentarem essas informações.
Observe e melhore sempre que necessário
Lembre-se sempre de qual é o objetivo do mapeamento de processos, de forma a observá-lo de maneira que se vislumbrem processos elimináveis ou pontos que dão brechas para melhorias.
Implemente novas soluções
Teste as novas soluções e, caso tenham sucesso, implemente-as no fluxograma principal.
Utilize software especializado
Use um software próprio para o mapeamento de processos para organizar automaticamente as informações e para serem atualizadas em tempo real, melhorando a gestão do processo de entrega.
Como fazer o melhor mapeamento de processos possível?
Para colocar em prática o conceito de mapeamento de processos e trazer os benefícios que ele promove às empresas, não deixe de buscar uma boa plataforma de gestão de entregas.
Com ela, você torna a elaboração do mapa de procedimentos mais dinâmica e organizada, sem perder nenhuma informação.
Aliás, você ganha em qualidade de conteúdos e de dados concisos, garantindo acesso aos dados atualizados e corretos.
Uma ótima alternativa é o sistema e aplicativo My Tracking. Com ele você reúne dados de veículos, localização da carga, entrega e contato com o cliente em um só lugar. Agora que você já aprendeu um pouco mais sobre mapeamento de processos na área de logística, veja o artigo sobre o Romaneio de Carga!
