Devido à quantidade de informações trabalhadas diariamente na área de gestão de transportes, é necessário a criação de rotinas e processos para garantir a qualidade das entregas, minimizar erros, falhas, e uma dessas rotinas é o romaneio de carga.
Ele possibilita um ganho operacional na eficiência e na produtividade das rotinas. É utilizado para direcionar informações de mercadorias que já foram despachadas.
O que é o romaneio de carga?
O romaneio de carga é um processo realizado quando existem trocas dos insumos entre as empresas matriz e filial de uma loja com seus fornecedores ou ao entregar produtos.
Na área de transportes o documento de romaneio é o relatório de controle que mitiga erros no carregamento, bem como, nas entregas que devem ser realizadas.
Através dele todos os itens são registrados e as respectivas notas fiscais que entraram e saíram do caminho ou do veículo utilizado para transporte.
Dessa forma, é possível saber tudo sobre os produtos que estão sendo transportados, permitindo a localização mais rápida dos mesmos dentro de um lote e ainda ajudando na conferência e fiscalização realizada pelos órgãos responsáveis.
Dessa maneira, o documento de romaneio é indispensável para as transportadoras que atuam em rodovias nacionais e principalmente, para quem opera com exportação. Já que ela reúne todas as informações e especificações de uma determinada carga.
Qual a importância do documento de romaneio de carga?
Por ser o documento responsável por consolidar todas as informações referentes a uma carga, ele registra todos os produtos que foram enviados, detalhando item por item e concentrando tudo em um único documento.
Por está razão, ele é tão importante para uma transportadora, já que sem ele, o processo de conferência e auditoria fica praticamente inviável, dependendo da quantidade de cargas enviadas diariamente.
Em casos de exportação, ele ainda é utilizado pela fiscalização aduaneira.
Ainda não entendeu a importância desse documento?
Veja alguns pontos resumidos a seguir:
- Facilitação do processo de fiscalização pelos órgãos responsáveis.
- Prevenção de furtos e roubos das cargas.
- Prevenção de falhas.
- Conferência aduaneira.
- Consolidação de informações.
Todos os pontos revelam a importância deste documento!
Quais são as vantagens obtidas pelo uso do documento de romaneio de carga?
Existem muitas vantagens em utilizar o documento de romaneio para padronizar e modernizar toda a operação de logística, veja quais são as principais a seguir.
Agilidade na prestação de contas ao motorista
Ao ser emitido no despacho das cargas, os produtos estão sob responsabilidade do motorista. O romaneio é utilizado para que seja possível prestar contas ao retornar para a transportadora, de maneira que seja possível prestar contas de tudo que foi transportado e se o material chegou ao destino corretamente.
Com isso, a transportadora tem um ganho em confiabilidade no seu processo, acompanhando possíveis falhas e até mesmo controlando roubos e furtos.
Otimização das informações disponíveis
Para simplificar todo o processo de despacho de materiais, os dados que serão registrados no romaneio, podem ser utilizados para outro fim, como por exemplo, rastrear os produtos.
Todos os envolvidos no processo poderão acessar a qualquer momento os registros referentes às cargas que foram enviadas.
Este processo, sem o uso do romaneio, é muito burocrático e na maioria das vezes, demorado, uma vez que as informações não estão consolidadas, é preciso buscar as informações de cada um dos produtos através das notas fiscais, essa ainda é uma forma de indicar a transparência por parte da transportadora sobre a sua operação, aumentando a fidelização dos seus clientes.
Proteção em casos de roubos
Infelizmente, mesmo tomando todos os cuidados, existem situações que fogem do controle da empresa, como acidentes na estrada, furtos e/ou roubos ao longo do transporte que ainda tem um alto índice nas estradas brasileiras.
No momento em que ocorrer um evento desse tipo, a seguradora pode solicitar uma cópia do romaneio para verificar quais foram os itens que estavam em transporte e que necessitam de ressarcimento.
Dessa forma, tanto a empresa quanto a seguradora, tem a confiança para indenizar as mercadorias que foram envolvidas no evento, além dos cuidados necessários com o motorista ou outros envolvidos em casos de acidentes.
Agilidade na conferência da entrega
No momento em que o motorista retorna para a empresa, após a conclusão dos despachos, o romaneio facilita bastante o processo de conferência dos comprovantes das entregas que foram realizadas.
Permite a rápida visualização dos produtos que não foram entregues e quais foram os motivos, permitindo um ganho relevante na alocação do tempo e dos custos envolvidos neste processo.
Controle de mercadoria
O romaneio ajuda bastante o trabalho do setor de logística de uma transportadora, já que ele oferece um double Check em relação à movimentação e transporte.
Sendo possível identificar quais são as possíveis falhas e gaps na operação que possam atrapalhar o processo de envio das cargas.
Aumento da produtividade
Através do romaneio de carga, é possível otimizar bastante o trabalho de todas as equipes envolvidas no processo, de forma que elas possam se dedicar a outras atividades mais estratégicas para a empresa.
Nas atividades que envolvem o controle da carga, o uso do romaneio melhora a produtividade, uma vez que todas as informações estarão consolidadas.
Qual o responsável pela emissão do romaneio de carga?
O documento de romaneio deve ser elaborado pela equipe de logística responsável pela operação, mas a emissão deve ficar a critério do responsável pela frota.
Existem duas formas de emitir o romaneio em conformidade com os órgãos regulatórios:
- Manual: através do uso de planilhas.
- Digital: através de softwares especializados.
Entretanto, a emissão através de softwares especializados torna o processo muito mais confiável além de prático, pois ele permite que a emissão seja feita de forma automática, através da coleta de todas as informações necessárias.
Agora que você conheceu o romaneio de carga, aprenda um pouco sob metodologia 5S e sua aplicação na logística de transporte!
